Hvert år mottar programlederne en hovedrapport for hvert prosjekt som er definert inn under programarbeidet i NMS. Dette er alltid spennende lesning.
Kommer det noe ut av all innsatsen?
Spenningen er knyttet til spørsmål som: Har innsatsen nyttet? Er noe blitt litt bedre enn det var i fjor på samme tid? Har det skjedd endringer slik en håpet på da prosjektdokumentene ble laget og målsettingene satt opp? Er aktivitetene gjennomført? Har budsjettene holdt? Kort sagt, er prosjektet gjennomført i henhold til planene?
Prosjekter, planer og budsjetter
Prosjekter har en begynnelse og en slutt. En prosjektperiode varer ofte 3-5 år. I prosjektdokumentet må en gjøre rede for hvordan en har tenkt å arbeide for å oppnå målsettingen og det må lages planer og budsjett for hele perioden. I tillegg blir det ofte spørsmål om årlige planer som er mer detaljerte og budsjett som relateres til disse. Når prosjektet er avsluttet får vi en sluttrapport. For større prosjekter gjennomføres det også evalueringer midt i perioden. Dette er et system som brukes i samarbeid med de utenlandske partnerne NMS har.
Å måle resultater
Det er lett å måle resultater i form av tall. Når det gjelder de ulike aktivitetene er det lett å finne ut hvor mange som deltar. Det store spørsmålet er imidlertid hva som kommer ut av det. Mange deltar på ulike kurs og seminarer og vi har god oversikt over hvilke tema som tas opp og hvem som er foredragsholder. Vi får også mange gode beskrivelser av hva som diskuteres og til og med hvem som tar ordet og er aktive. Det er atskillig verre å vite hva de tar med seg hjem og eventuelt formidler videre til andre. På sikt kan vi kanskje registrere at det skjer endringer. Det kan være at folk begynner å snakke annerledes om et tema de diskuterte tidligere. Det kommer fram nye ideer og synsvinkler og litt etter litt endrer dialogen seg og en ser muligheter en ikke så før. Men en endringsprosess er ikke gjennomført før selve atferden er endret, det vil si at ting gjøres på nye måter og at folk oppfører seg annerledes enn før. Dette er synlige endringer som kommer fram på bakgrunn av en sammenligning mellom det som var før og det som er nå.
Fra før til nå
Vi har etter hvert lært at noe av det viktigste som må gjøres ved igangsettelsen av et nytt prosjekt, er å gi en beskrivelse av hvordan nå-situasjonen faktisk er. Hvis vi slurver med dette, vil det være lite å sammenligne med når prosjektet er slutt. Hvordan skal vi da kunne vite om prosjektet utgjør en forskjell eller om det har noen effekt i det hele tatt? Heldigvis har vi nå fått bedre og bedre situasjonsbeskrivelser fra prosjektene våre og vi vet med større sikkerhet enn før at de ressurser som settes inn, både personell og penger, gir resultater. Dette gir oss trygghet for at vi forvalter gaver til NMS og andre inntekter på en god måte.
Resultater i forhold til innsatsen
Ofte får vi høre at NMS har mange gode prosjekter og tiltak, men at vi ikke er gode nok på å dokumentere resultatene. Det har lett for å bli litt vagt. Mange vil ha dokumenterte resultater etter ganske kort tid, mens utfordringen ligger i at mye av arbeidet er langsiktig. Det å arbeide planmessig med definerte målsettinger og beskrivelser av hvilke endringer som ønskes, er en måte å imøtekomme behovet for å vite om arbeidet lykkes. Dette er informasjon som vi gjerne ønsker å dele. For at det skal være mulig er det en lang kjede av prosesser som må skje fra begynnelse til slutt i et hvilket som helst prosjekt. Derfor er ikke planlegging og rapportskriving bare papirarbeid, men selve grunnlaget for å kunne vite om resultatet står i forhold til innsatsen. Så til alle dere som skriver prosjektdokumenter eller rapporter og til dere som leser om resultatene: ”Takk for innsatsen! Vi håper dere blir engasjert og inspirert til fornyet innsats! Følg med!”
